В конце прошлого месяца, Майкрософт выпустил несколько обновлений Офиса для
Айпада, включая ожидаемые опции экспорта файлов Word, Excel или PowerPoint в формат PDF.
Только одна проблема: опция очень запутанная. С одной стороны, её трудно найти. Вместо того, чтобы добавить экспорт в меню "Файл", Microsoft спрятал функцию в меню "Поделиться" (что само по себе выглядит, как невзрачный значок, а не обозначенное меню).
Что не менее загадочно, у вас будет только один вариант экспорта в PDF и это передача его в качестве вложения электронной почты. Если вы хотите сохранить файл локально или загрузить его в облачный сервис (в том числе майкрософтовский OneDrive), вам не повезло.
К счастью, вы можете использовать бесценный IFTTT и добавить немного больше гибкости к этой опции, а именно - перенаправить эти прикрепленные файлы PDF на облачный сервис по вашему выбору. Это все еще не так просто, как выбор локального хранения, но упростит жизнь.
Для тех, кто уже знаком с IFTTT, вот примерный обзор процесса:
- Активируйте канал "e-mail".
- Активируйте канал для вашего облачного сервиса: Box, Dropbox, Evernote, Диск Google Drive и т.д.
- Создайте рецепт для перенаправления вложений электронной почты в этот сервис.
Вот более подробная инструкция:
Шаг первый: Войдите в свой аккаунт IFTTT (или создайте его при необходимости), затем
активируйте канал "E-mail". Это позволит службе распознать сообщения, отправленные с электронной почты учетной записи и работать с ней в зависимости от созданного рецепта. Вы должны будете согласиться на проверку активации по электронной почте.
Шаг два: Решите, какой облачный сервис должен будет на приёмном конце ваших PDF-файлов и выберите
этот канал. Вы должны будете выполнить одноразовую авторизацию, чтобы позволить IFTTT получить доступ к вашему аккаунту в облаке.
Шаг третий: Нажмите "My Recipes", затем "Create a Recipe", затем нажмите на большую синюю ссылку "this". Найдите внизу "Email" и нажмите на него, чтобы задать его триггером запуска.
Шаг четвертый: Нажмите кнопку "Send IFTTT an email tagged" и выберите хэштэг, который легко запомнить. Очевидным выбором является #PDFs, но вы также можете сделать что-то специфическое, вроде #Widgets. Нажмите кнопку "Create Trigger", затем большую синюю ссылку "that".
Шаг пятый: Теперь найдите нужный облачный сервис и щёлкните по нему. Далее, нажмите кнопку с заголовком "Add file from URL".
Шаг шесть: Просмотрите текстовые поля для этого рецепта. По умолчанию, имя файла для вновь созданного PDF будет выглядеть как тема письма (кириллицу лучше не использовать) до выбранного вами хэштега. Если вы отправляете, допустим, отчёт о продажах, тема вашего письма будет выглядеть как: "Sales Report #PDFs". Загруженный PDF в конечном итоге будет иметь имя "sales report.pdf."
Шаг седьмой: Наконец, если нужно, измените папку для ваших файлов PDF. Если нет, сразу нажмите "Create Action". Просмотрите все детали (можете убрать галочку "Receive notifications when this Recipe runs", этот параметр может стать навязчивым), а затем нажмите кнопку "Create Recipe".
Теперь, когда вы экспортировали PDF из Офиса для Айпада, отправьте письмо на
[email protected] (убедитесь, что оно приходит с адреса электронной почты, который вы задали на первом этапе). Добавьте выбранный хэштег в тему, нажмите "Отправить", и всё готово. Через минуту или около того, ваш PDF должен прибыть в ваш аккаунт облачного хранения (в указанную папку), где вы можете легко получить к нему доступ или поделиться им с кем-то.
