9 скрытых функций Google Drive.

Я использую Google Диск каждый день. Я пользуюсь им для работы. На самом деле я написал эту статью в Google Документах. Я использую этот сервис дома, веду в листах (Sheets) летнее расписание для своих детей или пополняю свою постоянно расширяющуюся папку рецептов. Это позволяет легко делиться избранными вещами с друзьями или получать доступ к необходимым ингредиентам на своём телефоне, когда я нахожусь в продуктовом магазине. Трудно представить себе свою цифровую жизнь до Google Диском.

Я использовал Drive достаточно долго для того, чтобы обнаружить несколько скрытых функций на этом пути, которые делают облачный сервис Гугла ещё более лучшим инструментом. Вот семь функций, которые я использую, и которые также могут помочь и вам тоже.

Отключить фото из недавнего просмотра.

Я перехожу к недавнему просмотру Google Диска, чтобы найти документы, над которыми я работал на этой неделе или в этом месяце. Или, прежде чем я начал использовать Google Фото для резервного копирования фотографий на Айфоне. Теперь фотографии забивают экран недавних просмотров, делая его в значительной степени бесполезным. Я хочу, чтобы Гугл предоставил мне возможность исключать фотографии из списка последних файлов, но пока этого не произошло, вы можете использовать такое обходное решение. В поле поиска введите -jpg, и все ваши фотографии будут отфильтрованы, что позволит вам просматривать файлы, которые вы недавно создали или отредактировали. Это обходное решение можно использовать на Google Диске в интернете и в мобильном приложении.

Включить быстрый доступ.

Эта новая функция добавляет пояс эскизов в верхней части представления "Мой диск", который дает вам быстрый доступ к недавно измененным файлам. (И, к счастью, в нем нет фотографий, подобно экрану "Недавние".) Вы найдете строку "Быстрый доступ" в настройках Диска. Просто поставьте галочку "Позволяет всегда держать нужные файлы под рукой", а затем обновите страницу.

Фильтрация поиска.

Это прячется прямо перед глазами. В окне поиска в верхней части Google Диска есть кнопка со стрелкой вниз по правому краю. Нажмите на неё, и вы получите панель параметров поиска, чтобы отфильтровать результаты поиска. Если вы давно использовали Google Диск и накопили большую библиотеку файлов, то эти параметры поиска чрезвычайно полезны для сужения результатов. Вы можете фильтровать по типу файла, дате изменению и владельцу. Для общих документов вы можете фильтровать по людям, с которыми вы делитесь тем или иным файлом (Соавторы). Вы также можете фильтровать файлы, у которых есть элемент действия, назначенный вам, или есть предложения, ожидающие вас в файле.

Отправлять ссылки на файлы вместо вложений.

В нижней части окна создания письма в Гмаил есть маленький значок в виде логотипа Диска. Он позволяет вам прикреплять файлы, которые вы сохранили на Диске, или просто отправить ссылку на них. Для форматов Google Диска - Документы, Таблицы, Презентации и т. д., ваш единственный вариант - это отправить ссылку на файл. Для других типов файлов - PDF-файлы, документы Word, изображения -
вы можете отправить их в виде вложения или ссылки на Диске, что позволяет вам делиться файлами размером более чем 25 ГБ лимит Гмаила для вложений.

Быстрая очистка форматирования.

У вас есть несколько вариантов очистки форматирования текста, который вы вставляете в Документы. Вы можете выделить текст и выбрать "Обычный текст" на панели инструментов вверху. Или вы можете перейти в "Формат> Очистить форматирование". (Для последнего вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl-\ или Command-\ на Маке.) Вы можете избежать процесса удаления формата, удерживая клавишу Shift при вставке текста. И да, Ctrl-Shift-V - это вставить без форматирования.

Резервное копирование телефона одним нажатием.

Хотите создать резервную копию важных данных вашего телефона на Диске? Вы это можете! И причём одним касанием. В мобильном приложении откройте "Настройки> Резервное копирование" и выберите вид резервных копий - контакты, события календаря или фотографии и видео (или все три). Просто нажмите кнопку "Начать резервное копирование", чтобы запустить процесс. Это, скорее всего, займет некоторое время, поэтому вы можете начать процесс перед тем, как лечь спать. Ваш телефон должен быть подсоединён к заряднику и подключен к Wi-Fi.

Резервное копирование папок на Windows или Маке.

С помощью приложения Google "Автозагрузка и синхронизация" вы можете создавать резервные копии содержимого своего Мака или Windows-компьютера или только выбранных папок. И вы можете пойти другим путём и синхронизировать файлы, которые вы сохранили на Google Диске, на свой компьютер для более простого автономного доступа. Познакомьтесь с приложением "Автозагрузка и синхронизация", чтобы узнать, как начать резервное копирование и синхронизацию файлов.

Комментирование непосредственно в файлах Microsoft Office.

Ранее в этом году Гугл добавил возможность комментировать файлы Microsoft Office, избавляя вас от необходимости конвертировать документ Word, например, в Google Документ, чтобы прокомментировать его или использовать расширение в браузере Хром. Теперь вы можете открыть документ Word, таблицы Excel, презентацию PowerPoint и т. п. И добавить свои комментарии непосредственно в файл. В ваших комментариях будет показано, будут ли ваши сотрудники открывать файл на Google Диске или в соответствующем приложении Microsoft. Чтобы добавить свой комментарий, нажмите кнопку добавления комментариев - это выглядит как квадратный пузырь диалогов со знаком плюса внутри него.

Настройка автономного (оффлайн) доступа.

Вам нужно поработать во время переезда или в другое время, когда вы не подключены к интернету? Нет проблем. Google Диск позволяет вам получать доступ к вашим файлам, когда вы в оффлайн режиме, а затем синхронизирует ваши изменения, когда вы вернётесь в интернет, но сначала вы должны сделать две вещи, чтобы настроить автономный доступ:

• Установите браузерное расширение Google Docs Offline.
• Войдите в Google Диск, нажмите кнопку шестерёнки, чтобы открыть Настройки, а затем установите галочку в разделе "Оффлайн-доступ" для пункта "Сохранять документы, таблицы, презентации и рисунки Google на этот компьютер, чтобы работать с ними без подключения к интернету".