Три способа предотвратить случайную отправку e-mail ответов всему списку контактов.

Относится к категориям: Microsoft, Outlook
Владимир Ш.
Существует ли на компьютере функция, которая может быть причиной большего горя, чем "Ответить Всем" в Outlook? Некоторые организации уже зашли так далеко, чтобы отключить эту функцию в своих почтовых системах.

Пользователи Microsoft Outlook могут избежать случайного ответа сразу всем путем сокрытия кнопки Ответить Всем. Они также могут настроить Outlook для задержки посылки сообщения, чтобы дать себе несколько секунд или минут вовремя обнаружить возможный казус.

Возможно, для эффективной защиты от случайного отправления пустых ответов можно использовать бесплатную надстройку TuneReplyAll для Outlook 2010, которая генерирует предупреждение, которое надо подтвердить прежде чем ответить всем получателям сообщения.

Избежать случайного ответа всем путём удаления кнопки из Outlook в панели инструментов.
Рабочий день часто выглядит как бесконечный ряд отвлекающих факторов. Такое количество людей, программ и действий конкурируют за наше внимание на работе, и это не удивительно, что мы иногда нажимаем на ту кнопку.

Самый простой способ предотвратить "Ответ всем" это удалить кнопку Ответить Всем в опциях в стандартной панели инструментов в Outlook 2003 и 2007 и кнопки Ответить Всем с ленты (Ribbon) в Outlook 2010. Если в первых двух программах это просто, то же самое нельзя сказать для удаления Ответить Всем из инструментов Outlook 2010.

В Outlook 2003 и 2007, нажмите клавишу Alt и перетащите кнопку "Ответить на Все" с панели инструментов; или нажмите стрелку вниз в правом углу панели инструментов, выберите команду Добавить или Удалить Кнопки, выберите Стандартные, и снимите флажок Ответить на Все. Обратите внимание, что вы должны выполнить эти шаги и в главном окне Outlook и в окне сообщения Outlook.



Чтобы настроить инструменты Outlook 2010 так, чтобы кнопка Ответить на Все была отделена от других вариантов ответа, выполните шаги, описанные Уильямом Чжоу на сайте поддержки MS Office:
  • Выберите вкладку Файл, выберете Опции, и выберите Настроить Ленту.
  • Выберите Ответить на правой панели и нажмите кнопку Удалить.
  • Нажмите кнопку Новая Группа дважды. Переименуйте первую Новую Группу(Пользовательская)  в "Ответить(Пользовательская)", а вторую в "Ответить всем(Пользовательская)"
  • В верхней части левой панели, раскройте вкладку Главная из "Выбор команды".
  • В левой панели разверните Домой  и Ответить.
  • В правой панели, выберите Ответить (Пользовательская).
  • Добавить команды "Ответить на письмо", "Ответить", "Переслать", "Встречи", "ЧАТ", и "Ещё" слева от Ответить (Пользовательская) в правой панели
  •  В правой панели, выберите "Ответить всем(Пользовательская)"
  • Добавить команду Ответить Всем к "Ответить всем (Пользовательская)."
  • Выберите "Ответить всем (Пользовательская)" и нажмите клавишу Вниз, чтобы переместить его в "Отправить/Получить(IMAP/POP)."
  • Нажмите кнопку OK.
Вы можете слегка изменить указанные выше действия, чтобы удалить кнопки Ответить на Все путем создания только одного Новая Группа(Пользовательская). Во всех трех версиях Outlook, вы все еще можете ответить всем путем нажатия Ctrl-Shift-R, или нажав " Действия " > Ответить Всем в Outlook 2003 и 2007.

Существует бесплатная надстройка Microsoft NoReplyAll для Outlook 2010, которая позволяет отправителю сообщения отключить функции Ответ на Все и Переслать для сообщений. Программа включает в себя функцию, которая позволяет отключить возможность ответить всем для всех сообщений, которые вы получаете.

К сожалению надстройка работает только для получателей в одном Exchange-домене. Аналогично в Outlook функция retrieve-send  для сообщений работает только с аккаунтами Exchange. Сайт поддержки Outlook объясняет, как работает пересылка сообщений  в Outlook 2003.

Gmail дает вам больше возможностей отмены случайного ответа на все сообщения с помощью функции сервиса Undo Send. Чтобы включить ее, щелкните на значок шестерёнки в верхнем правом углу главного Gmail окна, выберите Настройки, и на вкладке Общие выберите Enable Undo Send. Нажмите кнопку "Сохранить Изменения" в нижней части вкладки, чтобы включить этот параметр.

(Если вы не видите пункт Undo Send, нажмите на вкладку Labs и переключите его там).


К сожалению максимальный период ожидания отмены составляет всего 30 секунд (три других варианта 5, 10 и 20 секунд). Во многих случаях, полминуты-достаточно долго, чтобы понять, что ты выбрал не тот вариант ответа и избежать ошибки.

Настройка Outlook для отсрочки отправки всех сообщений.
Вы можете добавить функцию отсрочки отправки сообщения в Outlook путем создания правила, которое автоматически тормозит отправку e-mail на конкретные адреса или всем адресатам.

Правило можно создать и в Outlook 2010, хотя шаги для открытия мастера правил могут быть разные: выберите " Файл " > " Информация " > " Управление Правилами И Оповещениями.  Опции программы для создания правил содержатся в этом окне.



После активации окна настройки когда вы выбираете Ответить Всем появляется предупреждение спрашивающее, действительно ли вы хотите, что бы все получили ответ на сообщение. Кнопка " Нет " выбрана по умолчанию, так что нажатие клавиши Enter отменит функцию Ответить Всем. Вы должны нажать на кнопку "Да", чтобы подтвердить ответ всем (или нажмите клавишу Tab, а затем Enter).


Функция TuneReplyAll также позволяет вам исключить ваш собственный адрес при ответе всем. Вы можете настроить программу, чтобы добавлять ваш адрес автоматически в поле Кому: всех исходящих сообщений. Я тестировал программу на автономном ПК (не в Exchange домене), и она работала как надо.

С другой стороны решение Ответить Всем предоставляет возможность ответить всем получателям сообщения по умолчанию. Gmail Labs решил удалить функцию перенастройки Ответить Всем, по крайней пере перенастройка просто не активна в моём аккаунте Gmail.

Компании, кажется, движутся в противоположном направлении: к отключению Ответить Всем, как Майк Розенвальд сообщал в прошлом месяце на Businessweek.com.
Комментариев - 0
Рейтинг - 3959 баллов
 
Похожие статьи на сайте:
 
Комментариев: 0
 
Имя *:

E-mail:

Текст комментария *: