15 советов по работе в почте Гмаил.

Относится к категориям: Gmail
Владимир Ш.

Познайте дзен Входящих.

Гмаил позволяет настроить папку "Входящие": макет по умолчанию (с категориями), три макета, которые ставят различные типы писем сначала ("важные", "непрочитанные" и "помеченные"), а также макет папки на основе приоритета, который сортирует почту по важности.

Если вы хотите получить больший контроль над своей электронной почтой, макеты папки входящих по умолчанию и по приоритету будут для вас наиболее полезными: один разбивает письма на категории, другой по приоритету. Вы должны попробовать разные раскладки, пока не найдёте ту, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Мне нравится макет по умолчанию, потому что он позволяет мне отделить важные письма от рекламы на отдельных вкладках.

Нажмите кнопку шестерёнки, откройте меню настроек и выберите вкладку "Папка "Входящие". Под "Тип папки "Входящие" в выпадающем меню выберите макет для входящих.




Пропустить входящие сообщения.

Не каждое сообщение должно быть обработано вручную в почтовом ящике, прежде чем оно попадёт в архив. Для автоматического удаления некоторых писем, например, квитанций или сообщений, связанных с рабочим проектом, можно создать фильтр, который пропускает входящие сообщения.

Для этого нажмите на кнопку шестерёнки, откройте меню "Настройки", и перейдите на вкладку "Фильтры и заблокированные адреса". В нижней части экрана нажмите на ссылку "Создать новый фильтр" и заполните параметры фильтра (например, письма со словом "квитанция" в строке темы), прежде чем нажать "Создать фильтр в соответствии с этим запросом." Далее, выбрать то, что ваш фильтр будет делать, установите галочку на "Пропустить входящие (архивировать)" и все последующие письма отфильтрованы не попадая во входящие и переместится сразу в архив. Вы также можете установить галочку "Отметить как прочитанное ", значит если вы отфильтровали сообщение, вам не надо его читать.

Добавление ключевых слов.

Система архивирования в Гмаил не поощряет пользователей к удалению чего-либо, что является фантастическим бредом для акул цифрового мира, вроде меня. Но это также означает, что приходится пробираться через кучу электронного мусора, когда надо найти конкретный адрес электронной почты, даже если есть организованная, цветная система маркировки.

Параметров поиска в Гмаил достаточно, но это можно же взять дело и в свои руки: всякий раз, когда приходит письмо, которое может пригодиться в будущем, можно переслать его себе же и добавить несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или фраз. Теперь, вместо того, чтобы пытаться искать важное письмо по датам, вы можете просто ввести свои ключевые слова/фразы, и нужный адрес электронной почты тут же появится.

Профессиональный поиск.

Если вам нужно найти в архиве почты что-то, чему вы до добавили удобные ключевые слова, придётся использовать поисковую систему Gmail. Вот некоторые продвинутые операторы поиска, которые могут помочь вам найти то, что вы ищете в море из 20000 старых писем.

Исключить сообщения от определенными метками можно командой: -label:[имя метки]. Это особенно полезно, когда вы хотите исключить журналы чатов, просто наберите -label:chats в поле поиска. Вы также можете найти сообщения с определёнными ярлыками оператором +label:[имя метки]. Операторы "+" и "-" работают с другими операторами поиска тоже.

Поиск сообщений за определённый период времени от before:[гггг/мм/дд] и после after:[гггг/мм/дд].

Найти конкретные типы вложений с именем файла filename:[file type]. Например, если вы хотите найти сообщения с прикрепленными PDF-файлами, введите filename:pdf.

Обычный поиск не включает сообщения в папке "Корзина" или "Спам". Чтобы найти сообщения в папке "Корзина", используйте in:trash. Для поиска сообщений в папке "Спам", используйте in:spam. Чтобы найти сообщения во всех папках, в том числе корзине и спаме, используйте оператор in:anywhere.

Цветовой код меток.

Метки могут быть использованы для сортировки и классификации сообщений в Гмаил. Но их также трудно читать, особенно, когда вы смотрите на бесцветную стену из писем. К счастью, вы можете сделать свои письма более визуально организованными (и привлекательными) по цветам кодирования для некоторых или всех меток.

Чтобы сделать это, наведите курсор мыши на левую колонку, затем на метку, которой требуется цветовой код, пока не увидите небольшую стрелку, указывающую вниз. Нажмите на стрелку и появится меню опций. Наведите курсор мыши на "Цвет ярлыка", появится другое всплывающее меню, на этот раз с выбором из предустановленных цветовых схем меток (текста и фона), а также опции для добавления пользовательских цветов или удаления цветов. Нажмите на цветовую схему, чтобы назначить её метке; повторите этот шаг со всеми другими важными метками.


Удалить старые вложения.

Пользователи Гугла получают 15 ГБ свободного пространства, которое разделено между Gmail, Google Диском и Google+ Фото. Если вы обнаружили, что достигли лимита, удаление старых писем с большими вложениями является простым способом освободить место.

Чтобы найти эти такие письма, перейдите в поле поиска и нажмите стрелку вниз с правого края, чтобы открыть форму расширенного поиска. Для поиска сообщений с вложениями, установите галочку с надписью "Есть прикреплённые файлы" и нажмите кнопку поиска (можно также ввести "has:attachment" в поле поиска). Чтобы найти сообщения электронной почты, размер которых превышает определенный, независимо от наличия вложения, заполните дополнительные параметры поиска. Для параметра "Размер" выберите "Больше чем" и введите размер в байтах, килобайтах или мегабайтах и ​​нажмите поиск.


Создание вложенных меток.

Вы можете дополнительно организовать свои метки путём создания вложенных меток или субиеток. С субметками, вы можете классифицировать сообщения ещё более подробно, вместо того, чтобы просто что-то просто обозначить, как "Работа", например, вы можете пометить это, как "Работа> Важные проекты."

Для создания субметки, выберите сообщение, а затем нажмите кнопку "Ярлыки". Нажмите кнопку "Создать" и заполните имя новой субметки. Чтобы вложить метки, установите галочку "Разместить ярлык под" и из выпадающего меню выберите родительский ярлык.


Добавить панель предварительного просмотра.

Добавление панели предварительного просмотра в почту может помочь вам быстро разобрать электронную почту, без необходимости открывать каждое письмо.

Чтобы добавить панель предварительного просмотра, нажмите кнопку шестерёнки, откройте меню "Настройки" и перейдите на вкладку "Лаборатория". Лаборатория - это экспериментальные функции, которые ещё в бета-версиях, и которые не являются (пока) стандартом в Гмаиле. На вкладке "Лаборатория", найдите функцию под названием "Область просмотра" и нажмите кнопку "Включить". Нажмите "Сохранить изменения" и вернитесь в почтовый ящик. Теперь вы увидите небольшую кнопку панели просмотра рядом с кнопкой шестерёнки. Нажмите на кнопку, чтобы включить или выключить панель предварительного просмотра, или нажмите на стрелку вниз, чтобы выбрать "Не разделять" (панель предварительного просмотра в выключенном состоянии), "Разделение по вертикали" (список писем слева, предварительный просмотр сообщения справа) или "Разделение по горизонтали" (список писем сверху, предварительный просмотр внизу).


Включение чата с правой стороны.

Чат с правой стороны - ещё одна функция "Лаборатории", и это простой способ ограничить левую колонку и максимизировать использование площади экрана (особенно если у вас широкий экран).

Для включения этой функции нажмите кнопку шестерёнки, откройте меню настроек и выберите вкладку "Лаборатория". На этой вкладке, найдите функцию под названием "Чат с правой стороны". Нажмите кнопку "Включить", а затем кнопку "Сохранить изменения". Ваш список чата прижмётся к правой стороне экрана, разгружая левую колонку, уменьшив при этом беспорядок в левой колонке.

Выберите ярлыки, которые можно показать.

Разгрузите левую колонку, показывая только часто используемые ярлыки.

Чтобы изменить параметры отображения для отдельных меток, нажмите кнопку шестерёнки и перейдите в раздел "Настройки". Нажмите на вкладку "Ярлыки" и вы увидите список ярлыков: Системные ярлыки, Категории, Круги и Ярлыки (созданные вами). В столбце "Показывать в списке ярлыков" вы можете: показать, скрыть или показать, если есть непрочитанные по отдельным меткам. Выберите настройки для каждой метки и нажмите "Сохранить изменения".


Если вы выбрали скрытие каких-либо ярлыков, вы теперь увидите ссылку "Ещё" в левой колонке. Вы можете также показать/скрыть ярлыки, перетаскивая их вверх или вниз на эту ссылку.

Использование псевдонимов адресов.

Вы можете использовать псевдонимы адресов, чтобы получить дополнительное удобство при сортировке почты, просто добавьте "+какой-то.псевдоним" к своему адресу электронной почты (после имени пользователя, но перед "@gmail.com"), и этот адрес будет так же относиться к вашему почтовому ящику. Например, отправить сообщение на "username+work@gmail.com" это то же самое, что и отправить письмо на "username@gmail.com" или " username+important.work@gmail.com".

Люди часто используют псевдонимы, чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, "username+junkmail@gmail.com"), но вы также можете использовать это для фильтрации важных сообщений. Я предупреждаю свои тесные контакты по электронной почте, что важные сообщения мне присылать на "username+urgent@gmail.com, и у меня есть фильтр, настроенный таким образом, что любое сообщение, отправленное на этот адрес идёт прямо в мой приоритетный почтовый ящик.

Автоматически пересылать важные сообщения.

Моя мама любит следить за моими путешествиями (в основном потому, что она мама), поэтому она всегда просит меня переслать мой маршрут поездки. Хотя я обычно помню, что это надо сделать, но время от времени забываю. Вместо того, чтобы разочаровывать мать, которая убеждена, что я выпал из поезда где-то в центре Сибири, потому что она не может отслеживать мой полет, я решил просто настроить фильтр, который автоматически пересылает все мои сообщения в поездке ей.

Во-первых, вам необходимо добавить адреса пересылки. Можно добавить адрес пересылки, только если получатель даёт на это разрешение, так что вы, вероятно, сможете сделать это с людьми, которые вам близки или с адресами электронной почты, которыми вы владеете сами. Для добавления адреса пересылки, нажмите кнопку шестерёнки, перейдите в раздел "Настройки" и нажмите на вкладку "Пересылка и POP/IMAP". Под "Пересылка", нажмите кнопку "Добавить адрес пересылки". Введите адрес электронной почты, который вы хотите добавить, и нажмите "Далее". Код подтверждения будет отправлен по электронной почте на этот адрес. Вы или ваш получатель должен нажать на ссылку в этом подтверждении перед началом автоматической пересылки.

После того, как вы добавили адреса пересылки, вы можете создать фильтр, вернувшись в настройки и нажав на вкладку "Фильтры и заблокированные адреса". В нижней части экрана, нажмите кнопку "Создать новый фильтр" и заполните параметры. Нажмите кнопку "Создать фильтр поиска". На следующем экране, установите галочку рядом с надписью "Переслать" и выберите адреса пересылки, на которые вы хотите дублировать эти письма.

Мастер искусства фильтрации.

Фильтры особенно мощный инструмент, если вы используете их творчески. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрацию сообщений от определённого отправителя или имени домена и размещение их в заданную папку), вот некоторые другие идеи фильтрации, которые могут оказаться полезными:

Используйте оператор filename:[тип файла] для создания фильтров для различных типов содержимого. Например, можно использовать имя filename:jpg или filename:png, чтобы положить все письма с вложенными фотографиями в папку с фотографиями.

Фильтруйте сообщения, которые имеют ваш адрес электронной почты в поле "От" и "Кому" и отправьте их в папку с надписью "Заметки". Теперь вы можете отправить себе письмо и найти все свои заметки/напоминания/списки дел в одном месте.

Для очень важных писем, которые вы не хотите потерять, создайте специальный хэштег (например, #NEVERDELETE) и специальный резервный аккаунт Гмаил. Затем настройте фильтр, который фильтрует сообщения электронной почты с этим хэштегом и автоматически направляет их на резервный аккаунт.

Сожмите все это.

Это может показаться незначительным фактом, но это определённо может повлиять на том, как ваш почтовый ящик выглядит (и работает). Для того, чтобы установить плотность отображения в вашем почтовом ящике, нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу и выберите: "Просторный" (широко расставленный), "Обычный" (с умеренным разносом элементов), или "Компактный" (все сжимается).


Архивировать всё.

Вам нужен ключ к очистке входящих? Архивация всего и вся. И простой способ убедиться в том, что уже прочитанные и обработанные письма не засоряют ваш почтовый ящик - включить функцию "Отправка и архивирование".

Нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу и выберите "Настройки> Общие> Отправка и архивирование" и нажмите на пункт рядом с "Показать кнопку "Отправить и архивировать в ответе". Нажмите кнопку "Сохранить изменения" в нижней части экрана, чтобы сохранить сделанные изменения.

Теперь, когда вы отвечаете на сообщение, вы увидите две кнопки: "Отправить и архивировать" и "Отправить". Нажмите "Отправить и архивировать", чтобы автоматически архивировать ветку сообщения, очищая свой почтовый ящик.

Комментариев - 0
Рейтинг - 2905 баллов
 
Похожие статьи на сайте:
 
Комментариев: 0
 
Имя *:

E-mail:

Текст комментария *: