Несколько советов по управлению почтой Гмаил.

Относится к категориям: Gmail, Web
Владимир Ш.

Познайте дзен во входящих.

Гмаил позволяет настроить вид папки Входящих: расположение по умолчанию (с вкладками почтовых ящиков), три типа, которые ставят различные типы сообщений первыми ("Сначала важные", "Сначала непрочитанные" и "Сначала помеченные"), и вид "Приоритетные", который позволяет отсортировать почту по важности.

Вид по умолчанию и "приоритетные" являются наиболее полезными - один классифицирует, другой задаёт приоритеты. Вы можете поэкспериментировать с макетами, пока не найдете тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Мне нравится макет по умолчанию, потому что он позволяет мне размещать рекламные письма на одной вкладке, без необходимости мгновенного удаления.

Нажмите кнопку в виде шестерёнки, откройте меню "Настройки" и перейдите на вкладку "Папка "Входящие". Здесь используйте выпадающее меню для выбора типа макета для Входящих.



Пропустить входящие.

Не каждое сообщение должно быть вручную обработано, прежде чем оно попадёт в архив. Для писем, которые вы хотите, чтобы они обрабатывались автоматически - например, квитанции или сообщения, относящиеся к рабочим проектам, вы можете создать фильтр, который пропускает письмо (т.е. сразу кидает в архив).

Чтобы сделать это, нажмите кнопку в виде шестерёнки, откройте меню "Настройки", и перейдите на вкладку "Фильтры и заблокированные адреса". В нижней части экрана, нажмите ссылку "Создать новый фильтр" и заполните параметры фильтра (например, "рецепт" в строке темы), прежде чем нажать "Создать фильтр в соответствии с этим запросом". Далее, выберите то, что ваш фильтр будет делать: "Пометить" и/или "Пропустить входящие (Архивировать)", и все будущие сообщения будут отфильтровываться прямиком мимо Входящих в Архив. Вы также можете поставить галочку "Отметить как прочитанное ", если вы фильтруете сообщения, которые вам не обязательно читать.


Добавить ключевые слова.

Система архивирования Гмаил поощряют пользователей не удалять ничего, что является фантастикой для таких скрытных, как я. Но также встречается много электронного мусора, через который приходится пробраться, когда ищешь конкретное электронное письмо - даже если у вас настроена цветная система маркировки.

Параметры поиска Гмаил обычно приемлемы, но иногда можно взять дело в свои руки. Всякий раз, когда есть письмо, которое как вы думаете, вам, возможно, потребуется в будущем, можно переслать письмо себе же и добавить несколько уникальных, запоминающихся слов или фраз. Теперь, вместо того, чтобы извращаться с поисковыми параметрами, вы можете просто ввести свои ключевые слова/фразы и быстро найти нужное письмо.

Профессиональный поиск.

Если вам нужно найти что-то в своей почте что-то заархивированное, в котором нет каких-либо удобных ключевых слов, вы должны будете использовать поисковую систему Гмаил. Вот некоторые продвинутые операторы поиска, которые могут помочь вам найти то, что вы ищете в море из 100500 старых сообщений.

Исключить сообщений с определенной меткой можно таким оператором: -label:[имя метки]. Это особенно полезно, когда вы хотите исключить логи чатов, просто введите в поле поиска -label:чаты. Вы можете также искать сообщения с определенной меткой оператором +label: [имя] оператора. Операторы "+" и "-" работают с другими операторами поиска тоже.

Поиск сообщений за определенное время можно операторами before:[гггг/мм/дд] и after:[гггг/мм/дд].

Найти конкретные типы вложений можно оператором filename:[тип файла]. Например, если вы хотите, чтобы найти сообщения с вложенными файлами PDF, введите filename:PDF.



Обычные поиски не включают в себя сообщения в папках "Корзина" или "Спам". Чтобы найти сообщения в папке "Корзина", используйте оператор in:trash. Чтобы найти сообщения в папке "Спам", используйте оператор in:spam. Чтобы найти сообщения во всех папках, в том числе и "Корзина" или "Спам", используйте оператор in:anywhere.

Цветовая кодировка меток.

Метки полезны для сортировки и классификации писем в Gmail. Но их также трудно читать, особенно, когда вы смотрите на бесцветную стену из этих писем. К счастью, вы можете сделать ваши письма более сгруппированными визуально (и привлекательными) по цветовому коду некоторых или всех меток.

Чтобы сделать это, наведите курсор мыши на левую колонку и на метку, которую вы хотите закодировать цветом, пока не увидите небольшую стрелку вниз. Нажмите стрелку и появится меню опций. Наведите указатель мыши на "Цвет ярлыка", появится всплывающее меню, в этот раз с выбором цветовых схем (для текста и фона), а также ссылку для добавления пользовательского цвета или удаления цвета. Нажмите на цвет на схеме, чтобы назначить его метке; повторите этот шаг со всеми другими метками, которым нужно присвоить свой цветовой код.


Удалить старые вложения.

Пользователи Гугла получают 15 Гбайт свободного пространства, которое распределяется между Gmail, Google Диском и Фото Google+. Если вы обнаружили, что достигли предела, удаление старых писем с большими вложениями - самый простой способ освободить место.

Чтобы найти эти сообщения, перейдите в окно поиска и нажмите стрелку вниз (рядом с синей кнопкой с лупой), чтобы выполнить расширенный поиск. Для поиска писем с вложением, установите галочку "Есть прикреплённые файлы" и нажмите кнопку поиска (вы можете также ввести "has:attachment" в окне поиска). Чтобы найти письма, которые больше, чем определенный размер, независимо от статуса вложения, заполните дополнительные параметры поиска: в поле "Размер", выберите "больше" и введите размер в байтах, килобайтах или мегабайтах и ​​нажмите кнопку поиска.


Создание вложенных меток.

Вы можете дополнительно организовать ярлыки, создавая вложенные ярлыки или субярлыки. С субярлыками вы можете классифицировать письма ещё более подробно - а не просто общей меткой "Работа". Например, вы можете пометить письмо как "работа> важный проект".

Чтобы создать субярлык, выберите сообщение, а затем нажмите кнопку "Ярлык". Нажмите ссылку "Создать" и заполните имя вашего нового субярлыка. Чтобы вложить субярлык в другой ярлык, установите галочку "Разместить ярлык под" и из выпадающего меню выберите родительский ярлык.


Добавить панель предварительного просмотра.

Добавление панели предварительного просмотра в вашем почтовом ящике может помочь вам быстро разобраться с письмами, без необходимости открывать каждое из них.

Чтобы добавить панель предварительного просмотра, нажмите кнопку шестерёнки, откройте меню "Настройки" и перейдите на вкладку "Лаборатория". "Лаборатория" - это экспериментальные бета-функции, которые (пока) не являются стандартом в Гмайле. На вкладке "Лаборатория", найдите экспериментальную функцию под названием "Область просмотра" и нажмите "Включить". Нажмите кнопку "Сохранить изменения" и вернитесь в почту. Теперь вы увидите небольшую кнопку панели предварительного просмотра рядом с кнопкой шестерёнкой. Нажмите кнопку для включения и выключения панели предварительного просмотра, или нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать "Не разделять" - для отключения панели предварительного просмотра, "Разделить по вертикали"  - список писем будет слева, превью письма справа) или "Разделить по горизонтали" - список будет сверху, превью внизу.


Включить чат с правой стороны.

Чат с правой стороны является еще одной экспериментальной функцией, и это простой способ отделить левую колонку и улучшить использование пространства экрана (особенно, если у вас монитор с широким экраном).

Для включения этой функции нажмите кнопку шестерёнку, откройте меню "Настройки" и выберите вкладку "Лаборатория". На вкладке лаборатории, найдите функцию под названием "Чат с правой стороны " и выберите пункт "Включить", а затем кнопку "Сохранить изменения ". Чат займёт правую сторону экрана.


Выберите, какие ярлыки показывать.

В левой колонке можно навести порядок, показывая только часто используемые ярлыки.

Чтобы изменить параметры просмотра для отдельных ярлыков, нажмите кнопку шестерёнку и перейдите в меню "Настройки". Перейдите на вкладку "Ярлыки" и вы увидите список ярлыков "Системные ярлыки", "Круги" и ярлыки созданные вами. В столбце "Показать в списке ярлыков", вы можете настроить показ отдельных ярлыков. Выберите настройки для каждого ярлыка и нажмите "Сохранить изменения".



Если вы выбрали скрытие каких-либо ярлыков, вы теперь увидите ссылку "Ещё" в левой колонке. Вы также можете показать/скрыть ярлыки, перетаскивая их выше или ниже этой ссылки.

Использование псевдонимов адреса.

Вы можете использовать псевдонимы адресов, чтобы было удобнее сортировать почту, просто добавьте "+any.alias" к своему адресу электронной почты (после имени пользователя, но до "@gmail.com"), и почта будет по-прежнему будет приходить на ваш почтовый ящик. Например, отправить сообщение на "username+work@gmail.com" то же самое, что и на "username@gmail.com".

Люди часто используют псевдонимы, чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, "username+junkmail@gmail.com"), но вы также можете использовать псевдонимы для фильтрации важных сообщений. Я прошу своим знакомым контактам писать мне важные сообщения на "username+urgent@gmail.com", и у меня есть фильтр, настроенный так, чтобы любое сообщение, отправленное по этому адресу переходило прямо в приоритетный почтовый ящик.


Автоматическая пересылка важных сообщений.

Моя мама любит следить за моими путешествиями (в основном потому, что она мама), так что она всегда просит меня пересылать ей мои маршруты. Хотя я обычно не забываю делать это, но всё же иногда забываю. Вместо того, чтобы иметь дело с обрекать маму на беспокойство, по поводу мое пропажи где-то в середине Тихого океана, я решил просто создать фильтр, который автоматически пересылает все мои сообщения о поездке к ней.

Во-первых, надо добавить адрес для переадресации. Вы можете добавить такой адрес только если получатель даёт вам разрешение на это, или если это другой ваш адрес, к которому имеет доступ кто-либо ещё. Чтобы добавить адреса пересылки, нажмите кнопку шестерёнку, перейдите в меню "Настройки" и нажмите вкладку "Пересылка и POP / IMAP". Напротив пункта "Пересылка" нажмите кнопку "Добавить адрес пересылки". Введите адрес электронной почты, на который вы хотите пересылка письма и нажмите кнопку "След". На этот адрес электронной почты вам будет прислан кодом подтверждения. Вам или вашему получателю нужно будет нажать на ссылку в этом письме подтверждения, чтобы пересылка заработала.

После того, как вы добавили адреса переадресации, вы можете создать фильтр, вернувшись в Настройки перейдите на вкладку "Фильтры и запрещенные адреса". В нижней части экрана, нажмите кнопку "Создать новый фильтр" и заполните параметры нового фильтра. Нажмите кнопку "Создать фильтр в соответствии с этим запросом". На следующем экране, установите галочку рядом с "Переслать" и выберите адрес для переадресации, которому вы хотите пересылать эти письма.

Комментариев - 0
Рейтинг - 1083 балла
 
Похожие статьи на сайте:
 
Комментариев: 0
 
Имя *:

E-mail:

Текст комментария *: